5 dicas para organizar a recepção de seu consultório
A recepção de uma clínica ou consultório médico é o primeiro contato que o paciente tem com a estrutura do local e com a equipe de profissionais. Esse é o local em que os pacientes aguardam por suas consultas e, também, que influencia a forma como o paciente irá avaliar a prestação de serviços. Você já deve ter ouvido o ditado que “a primeira impressão é a que fica” e, nesse caso, a afirmação não poderia ser tão real.
Não adianta os médicos prestarem um excelente atendimento se a recepção não for um ambiente limpo, organizado e confortável. Do mesmo modo, recepcionistas e secretárias precisam estar preparadas e treinadas para atender o cliente com simpatia, assertividade e eficiência. Para que a recepção de seu consultório se torne um ambiente mais agradável para os pacientes – e, consequentemente, para que nível de satisfação aumente – é possível seguir algumas dicas simples.
Confira abaixo algumas estratégias que podem auxiliar na organização da recepção de seu consultório:
Treinamento da equipe
Recepcionistas e secretárias são, na maioria das vezes, as primeiras profissionais que entram em contato com os pacientes de uma clínica médica. Pessoalmente ou por telefone, esses colaboradores precisam ser treinados para prestar um excelente atendimento, que sana dúvidas e, ao mesmo tempo, é educado, simpático e bastante eficiente. Os treinamentos podem ser feitos de forma presencial ou on-line e, geralmente, ocorrem por meio de cursos, palestras e workshops.
Outro ponto importante é criar um protocolo interno de atendimento, que padronize a forma como os colaboradores devem se portar diante dos clientes. O padrão de atendimento deve ser elevado para todos os pacientes, não podendo existir divergências de uma pessoa para outra. Além disso, os pacientes esperam que o atendimento seja atencioso e acolhedor, assim como o espaço físico.
Organização, limpeza e higiene
Como citado acima, o espaço físico é, também, um aspecto bastante importante na recepção dos pacientes. Como esse é o ambiente em que os clientes aguardam suas consultas médicas, é necessário que seja organizado, limpo e constantemente higienizado. Lembre-se que espaços dedicados à saúde podem ser locais de contaminação por microrganismos e, por isso, é essencial que seja higienizado com frequência para proteger a saúde de colaboradores e pacientes.
Algumas dicas rápidas que podem ajudar na organização e na limpeza do ambiente são: mantenha os móveis, o piso e os objetos limpos; fique atento à poeira, sujeira e detritos que podem se acumular no chão e nos assentos e disponha as cadeiras longe uma das outras a fim de evitar aglomerações. Lembre-se de que, se o cliente encontrar uma recepção suja e desorganizada, qualquer desagrado com o atendimento será potencializado e o nível de satisfação tende a cair.
Conforto para os pacientes
A recepção de um consultório médico precisa estar preparada para receber os pacientes. Contudo, essa não sua única função: é necessário que o espaço proporcione conforto aos pacientes. Móveis acolhedores, de boa aparência e limpos são essenciais para garantir a satisfação do paciente com o espaço físico. Além disso, é preciso que o ambiente traga algumas distrações para o paciente, como televisão e jogos.
Algumas dicas importantes que podem ajudar a manter o conforto dos pacientes na recepção são: mantenha o ambiente climatizado em uma temperatura agradável; invista em cadeiras e sofás confortáveis e aconchegantes; deixe a senha do Wi-Fi à mostra e disponível para todos pacientes e disponibilize brinquedos para as crianças.
Pense na decoração
A decoração é um dos fatores que contribui significativamente para o conforto dos pacientes durante a permanência na recepção. Um ambiente decorado de forma atraente e aconchegante é capaz de transmitir sensações e sentimentos positivos aos pacientes. A arquitetura deve ser pensada com elementos que remetam à especialidade do médico, bem como precisa transparecer seriedade e comprometimento.
As cores devem ser claras, mas não muito próximas ao branco. Além disso, é necessário cuidar para que a poluição visual com o excesso de objetos não exista. Lembre-se de que a decoração de sua clínica precisa ser um reflexo da qualidade dos serviços prestados pela equipe e, por isso, é um ponto bastante relevante.
Informatização e tecnologia
Clínicas e consultórios médicos não podem deixar de acompanhar o desenvolvimento de novas tecnologias. Softwares, sistemas e aplicativos de gestão de negócios médicos devem ser implantados com o objetivo de otimizar e melhorar ainda mais o atendimento. Os serviços disponibilizados nas recepções também podem ser informatizados, o que agrada os pacientes.
Além do agendamento online, as ferramentas permitem que documentos, dados e arquivos de pacientes sejam coletados e armazenados com mais eficiência e segurança, eliminando a necessidade de lidar com pilhas de papéis.
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