Como gerenciar uma agenda médica em 5 passos
A agenda médica é um dos recursos cruciais de uma clínica, pois ela é a responsável por conectar paciente, médicos e demais funcionários. Gerenciar uma agenda de consultas é fundamental para qualquer consultório que deseja se tornar referência no segmento.
Os funcionários da sua clínica já sabem gerenciar uma agenda, mas ainda é possível potencializar esse gerenciamento. Confira abaixo uma lista com 5 dicas fundamentais para otimizar essa gestão:
1) Treinar a equipe
Antes de mais nada, é importante treinar a equipe. O time de secretárias deve dominar a ferramenta e ficar bem atento a respeito das consultas (observar se estão sendo marcadas corretamente, por exemplo). Todos os dados essenciais dos pacientes também devem ser recolhidos e cadastrados pelas funcionárias na ferramenta;
2) Estimar o tempo das consultas
Para que uma agenda esteja sempre organizada, as secretárias devem estabelecer com o médico o tempo médio das consultas. Somente assim elas poderão saber os horários para marcar consultas consecutivas e encaixes sem atropelos. Uma consulta dura, em média, de 15 a 45 minutos. Uma média segura para se adotar é de 30 minutos por consulta, com um intervalo de 15 minutos entre uma e outra, para que o médico possa se organizar.
3)Confirmar as consultas com antecedência
Embora uma agenda sirva para controle, sabemos que é impossível controlar acasos. Somos humanos: imprevistos, erros, esquecimentos e outros problemas podem surgir. Por isso, a secretária deve lembrar-se de confirmar, com antecedência e diariamente, todas as consultas, seja por WhatsApp, ligação telefônica ou e-mail. Esse processo deixa a rotina do consultório muito mais organizada.
4) Sinergia entre médico e secretária
Um passo importante e que não pode ser negligenciado é o alinhamento entre médico e secretária. Ele deve ser constante, com compartilhamento de informações importantes para manter a agenda sempre atualizada e funcionando. Imprevistos, viagens ou compromissos pessoais: qualquer motivo que seja suficiente para atrasar ou remarcar uma consulta deve ser comunicado à secretária pelo médico.
5) Utilizar um software de gestão
Por último, mas não menos importante, é fundamental realizar o controle da agenda de pacientes por um software próprio. Muitas clínicas tendem a achar que somente o uso de planilhas ou outros artifícios no computador podem resolver os problemas de agendamento. Um software específico, contudo, oferece uma gama de funcionalidades com integração total, da agenda ao prontuário médico, passando pelo controle de despesas e investimentos.
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